Black Moda Portugal, Lda, voi tulevaisuudessa hyödyntää PROTextil-toiminnanohjausjärjestelmää tuotannon eri osa-alueilla. Uusi työkalu tulee auttamaan tiedon hallinnassa ja parantaa resurssien hyödyntämistä.
Keskustelu toiminnanohjausjärjestelmän tarpeellisuudesta alkoi Black Modassa jo vuonna 2018. Black Moda Oy oli kasvattanut liikevaihtoaan reippaasti ja kasvu heijastui luonnollisesti myös tuotantoa pyörittävän Black Moda Portugalin toimintaan ja tarpeisiin. Yritysstrategiamme seuraava steppi hallitussa kasvussa oli sujuvoittaa prosesseja ja tiedonkulkua ja siksi tiedon keskittäminen toiminnanohjausjärjestelmään nousi ajankohtaiseksi.
Projektissa isona apuna oli liiketoiminnan, prosessien ja toimintatapojen kehittämiseen erikoistunut asiantuntijayritys Innoman, jonka toimitusjohtaja Venla Berg otti vetovastuun projektista ja sen sujumisesta. Yhteistyö Innomanin kanssa alkoi vuoden 2019 alussa. Projekti polkaistiin käyntiin kartoittamalla Suomen ja Portugalin toimipisteiden prosessit sekä tietojärjestelmät. Mukana kartoitustyössä oli mukana työryhmiä, jotka koostuivat eri toimintojen työntekijöistä, sillä he tunsivat parhaiten mitä kukin työvaihe tai prosessi pitää sisällään.
Kartoituksessa havaittiin selkeästi, että toimipisteiden kesken oli selkeitä eroavaisuuksia sekä työskentelytavoissa että järjestelmien hyödyntämisessä. Projektin myötä kirkastui ajatus, että toiminnanohjausjärjestelmälle on suuri tarve ja se voi hyödyttää molempien organisaatioiden lisäksi myös tuotantoasiakkaitamme.
Kartoituksen lopputuloksena päätettiin samalla päivittää Black Moda Oy:n laskutusohjelma ja siihen valittiin Netvisor. Lisäksi ostotilausten käsittelyyn valittiin pilvipalveluna toimiva Jakamo, joka kattaa oman tehtaan lisäksi suurimman osan muita toimittajiamme. Jakamon avulla voimme lähettää ostotilaukset ohjeistuksineen eri toimittajille ja myös tarvittavat tilaukseen liittyvät keskustelut toimittajien kanssa käydään Jakamon alustalla.
Tuotannon toiminnanohjausjärjestelmien vaihtoehtoja kartoitettiin ensin Suomessa. Pian kuitenkin todettiin, että samalla on syytä kartoittaa myös portugalilaista tarjontaa. Uskoimme, että Portugalissa saattaa olla tekstiiliteollisuudelle tarjolla parempia ratkaisuja sillä siellä on tekstiiliteollisuutta enemmän. Kartoitustyö Portugalissa annettiin Black Moda Portugalin myyntiosastolla työskentelevälle Mónica Silvalle ja varastopäällikkö Rui Silvalle. He kävivät tapaamassa portugalilaisia ohjelmistokehittäjiä ja tutustuivat näiden demoihin. Vertailujen tueksi he vierailivat kesäkuussa myös suomalaisissa ohjelmistotaloissa tutustumassa näiden tarjontaan. Tämän jälkeen tietoa eri ohjelmista oli kerätty riittävästi ja oli aika tarkastella niiden sopivuutta Black Moda Portugalin ja tekstiili- ja vaatetusalan tarpeita silmällä pitäen.
Vertailujen ja analyysien jälkeen sekä Black Moda Oy että Black Moda Portugal työryhmineen totesivat, että yritysten tarpeisiin vastaa parhaiten portugalilainen PROTextil. Myös hinta oli ratkaiseva tekijä päätöksessä. Kun sopimus ohjelmiston toimittamisesta oli käyty läpi ja allekirjoitettu, starttasi Black Moda Portugalissa viikoittainen ohjelmiston käyttöönottokoulutus – ensin teoriapainotteisena, jonka jälkeen siirryttiin käytännön asioihin.
Parhaillaan Black Moda Portugalissa syötetään PROTextilin tietokantaan tietoja ja arvoja, jotka se tarvitsee toimiakseen ja ohjelmistosta saadaan kaikki mahdolliset tehot irti jokapäiväisessä työssä. Black Moda Portugalissa työskennellään ahkerasti, jotta ohjelma toimisi viimeistään huhtikuussa 2021 täysillä koko yrityksen hyväksi.
”PROTextilin suurin hyöty Black Moda Portugalille on eri työmenetelmien tehostaminen. Koko yritys, materiaalivarastosta, mallituksesta ja kaavoituksesta aina valmisvaatevarastoon saakka, käyttää ja hyödyntää ohjelmistoa ja prosessit tehdään samalla tavalla. Järjestelmän avulla saadaan työhön tehokkuutta, ajansäästöä ja se automatisoi toimintojamme. Ohjelmistosta on hyötyä myös talousosastollemme. Lisäksi voimme reagoida nopeammin ja paremmin tuotantoasiakkaittemme tarpeisiin ja tulevaisuudessa uskon myös tuotantokapasiteettimme lisääntyvän.” Mónica Silva (kuvassa) kertoo.
PROTextil tehostaa tuotannon toimintojen lisäksi myös varastoseurantaa ja helpottaa tekemään entistä tarkempia tarvelaskelmia niin neuloksille, lisätarvikkeille kuin myös tuotantojen läpimenolle. Tarkempien materiaalilaskelmien ansiosta myös jätteen määrää saadaan vähennettyä.
Mónica Silva toteaa loppuun: ”Henkilökohtaisesti olen sitä mieltä, että PROTextilin käyttöönotto tulee olemaan merkittävä askel yrityksellemme. Olen erittäin tyytyväinen, että kaikki on hyvin organisoitua ja ohjelmisto vahvistaa koko yritystä.”
Innomanin uutisen Black Moda Oy:n kanssa tehdystä projektista voit lukea tästä linkistä.